Come le presentazioni possono danneggiare la tua attività

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Ogni giorno, le aziende sono alla ricerca di modi migliori per aumentare la produttività, al fine di poter creare i profitti senza sacrificare la conformità. Una società lungimirante deve continuare a innovare, sia in un miglioramento del flusso di lavoro esistente sia in un’implementazione aziendale di un nuovo processo. Quando si tratta di aumentare i profitti, ogni piccolo dettaglio conta.

Un aspetto che viene spesso trascurato sono le presentazioni - la loro creazione, distribuzione e utilizzo. Le presentazioni sono uno strumento di comunicazione fondamentale per la maggior parte delle aziende. Che si tratti di piani di vendita o di aggiornamenti di prodotti, una presentazione racconta la storia di un’azienda, ma senza una strategia efficace, potrebbe creare molta confusione tale da richiedere tempo e personale.

Diamo un’occhiata a tre modi in cui un’azienda potrebbe migliorare la propria strategia di presentazione.

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1. Una solida strategia di presentazione aumenta la produttività.

Le aziende che creano presentazioni una tantum per uso singolo stanno sprecando tempo prezioso che altrimenti potrebbe essere speso per lo sviluppo aziendale. In questo mondo di social media, blog e SEO, i contenuti sono diventati fondamentali ed è importante dedicare tempo e denaro al loro sviluppo. Ma cosa fa l’azienda con il contenuto dopo il suo utilizzo iniziale?

Se un’azienda sviluppa un’infografica di qualità per il blog aziendale, non c’è motivo per cui la risorsa non debba essere condivisa tra tutti i canali di comunicazione aziendali, dalle newsletter ai post e, ovviamente, alle presentazioni.

Ecco perché le organizzazioni hanno bisogno di catalogare tutti i loro file di marketing, formattati e pronti per essere presentati, in un’unica posizione centrale in modo che possano essere utilizzati dai membri del team in modo appropriato. Idealmente, una strategia di gestione delle presentazioni semplificherà il processo di distribuzione dei contenuti aggiornati e rivisti, in modo che i dipendenti possano riutilizzare i contenuti con un tempo di preparazione minimo, tempo che potrebbe essere speso meglio in attività che effettivamente creeranno il business, come miglioramenti del prodotto o incontro con i clienti.

2. Garantire la conformità su più livelli.

I problemi di conformità possono manifestarsi su tre livelli: riservatezza, marchio e messaggi, normative. Primo e il più ovvio, è importante che le aziende dispongano di un sistema che garantisca che le informazioni sensibili siano tutelate e che i dipendenti siano indirizzati sul giusto contenuto in modo che possano svolgere il proprio lavoro. Inoltre, la conformità controlla ciò che i destinatari possono fare con quel contenuto. Ad esempio, possono stampare, scaricare, modificare, ecc.? Questo non solo protegge l’azienda dai rischi, ma garantisce anche che il destinatario sia in grado di fare esattamente ciò che è previsto con il loro contenuto di presentazione.

La conformità del marchio e dei messaggi garantisce che tutti presentino la grafica e il linguaggio corretto. Ancora più importante, la conformità dei messaggi significa che tutti comunicano informazioni accurate e aggiornate sui prodotti dell’azienda, sui prezzi, sulla mission, ecc.

In terzo luogo, un aspetto di conformità che viene spesso trascurato quando si creano presentazioni è la conformità legale, che si riferisce al "contenuto richiesto", come le dichiarazioni di divulgazione. Ciò è particolarmente critico in settori altamente regolamentati, come la finanza e il farmaceutico, perché garantisce che tutti presentino le informazioni in un formato conforme alla legge.

Infine, il reporting consente ai manager di sapere se il team è o meno conforme durante la presentazione e fornisce informazioni su ciò che viene e su ciò che non viene utilizzato sul campo. Ciò consente al team di marketing di concentrarsi sulla creazione di risorse che funzionano effettivamente piuttosto che sprecare tempo prezioso nella creazione di materiali inutili.

3. Una buona strategia aumenta l’efficienza.

Un’azienda è al top quando i dipendenti fanno ciò per cui sono effettivamente pagati. Ad esempio, un team di vendita è più produttivo quando è effettivamente in viaggio, vendendo il prodotto, non assemblando presentazioni monouso per ogni riunione di vendita.

Le aziende sono sempre alla ricerca di quel vantaggio per spingerle al livello successivo e, spesso, è proprio di fronte a loro. Identificando specifici punti critici all’interno di flussi di lavoro come la gestione delle presentazioni, le aziende miglioreranno le loro operazioni quotidiane, stabiliranno un ambiente di lavoro più efficiente e aumenteranno il business.

Maria Pia Iurlaro

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