Ti sei mai seduto durante un meeting e hai detto a te stesso: “che spreco di tempo, potrei finire il mio lavoro”. Se la tua risposta è sì, non sei il solo. Le riunioni assorbono una quantità sempre crescente di tempo per i dipendenti e per i dirigenti.
Mentre i meeting possono essere una strategia e un processo utile per condividere i progressi del lavoro e connettersi con gli altri, le riunioni eccessive e mal gestite possono avere un significativo effetto negativo sulla produttività e sulla motivazione dei dipendenti.
Sfruttare al massimo il tempo della tua riunione
Probabilmente non è realistico pensare di organizzare le riunioni alla perfezione, tuttavia, ridurre in modo significativo sia la frequenza che la quantità di tempo trascorso in essi potrebbe aumentare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti. Ecco nove suggerimenti che potrebbero aiutarvi:
1. Prova a organizzare un incontro all’aria aperta.
Considera di avere degli incontri camminando piuttosto che stando seduti. Le riunioni a piedi possono essere un beneficio per la salute dei partecipanti e possono anche ridurre il tempo necessario.
2. Imposta limiti di tempo rigorosi.
Limitare la durata della riunione a un’ora, o meno, se è possibile. E concludi l’incontro in tempo, anche se l’ordine del giorno non è completato.
3. Creare e distribuire l’agenda di una riunione in anticipo.
Avere un programma chiaro e concreto distribuito in anticipo che annuncia lo scopo dell’incontro e i risultati previsti. Garantire che l’ordine del giorno abbia un numero limitato di elementi di azione e discussione.
4. Stabilire elementi di azione chiari da assegnare dopo la riunione.
Garantire un follow-up specifico e attuabile delle decisioni prese durante la riunione.
5. Non tenere riunioni di “aggiornamento dello stato”.
Non utilizzare le riunioni per aggiornamenti o divulgazione di informazioni che possono essere gestiti con altri metodi, come la posta elettronica.
6. Inizia in tempo.
Inizia sempre la riunione in tempo e non consentire ai partecipanti di prendere parte dopo 15 minuti. Inoltre, non utilizzare il tempo per aggiornare i ritardatari.
7. Metti un limite alla dimensione della riunione.
Limitare il numero di persone coinvolte nella riunione a non più di nove.
8. Dare alle persone un out.
Consenti ai dipendenti il diritto di rifiutare la loro frequenza senza penalità.
9. Mantieni la conversazione dinamica.
Se sei il facilitatore / presidente dell’incontro, controlla la discussione non lasciando che le persone dominino la discussione. Puoi anche esaminare altri modi per condividere il contenuto nelle riunioni, comprese alternative al brainstorming, presentazioni e uso di media e tecnologia.
